Polityka prywatności

1. Kim jesteśmy

Mellos prowadzi RiseSystems Bartosz Korzeniowski, ul. Gen. Józefa Longina Sowińskiego 46/1c, 40-018 Katowice, NIP 6282306462, REGON 545249507 („my”). Jesteśmy administratorem opisanych tu danych osobowych: decydujemy, po co i jak są przetwarzane, chyba że punkt 2 mówi inaczej. We wszystkich sprawach dotyczących danych pisz na hello@mellos.app.

Ta polityka dotyczy strony, listy oczekujących, Neutral critic, kont i wszystkiego w panelu. W punkcie 11 są zasady dotyczące danych z Gmaila, których wymaga Google.

2. Treści, które zespół dodaje do Mellos

Treści projektu (karty, notatki, dokumenty, pliki, wiadomości na czacie, szkice e-maili i tym podobne) dodają jego członkowie i należą one do zespołu. Gdy z Mellos korzysta firma lub inna organizacja, to ona decyduje, co trafia do jej projektów i kto to widzi, a my przetwarzamy te treści w jej imieniu, jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO). Jeśli Twoja organizacja potrzebuje umowy powierzenia przetwarzania danych, napisz na hello@mellos.app.

Z pytaniami o treści takiego projektu warto zwrócić się także do jego administratorów; prośby, które dostaniemy w tej sprawie, przekażemy organizacji.

3. Odwiedziny na stronie

Żeby wyświetlić stronę, nasz serwer otrzymuje Twój adres IP i informacje, które przeglądarka wysyła z każdym zapytaniem. Nie używamy narzędzi analitycznych, śledzących ani reklamowych.

Aby zapobiegać nadużyciom, przez krótki czas liczymy zapytania z danego adresu IP, a przy linkach do logowania także dla danego adresu e-mail. Liczniki znikają najpóźniej po godzinie.

Serwer prowadzi techniczny dziennik: przy każdym zapytaniu zapisuje czas, adres IP i sposób odpowiedzi, a gdy coś nie działa, szczegóły błędu, żebyśmy mogli znaleźć i naprawić usterki i zapobiegać nadużyciom. Dzienniki przechowujemy przez 30 dni, potem są usuwane.

Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu działania i bezpieczeństwa usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Lista oczekujących (zamknięta)

Przed otwarciem Mellos można było zapisać się na listę oczekujących. Jeśli Twój adres jest na tej liście, przechowujemy Twój adres e-mail, wersję językową strony, z której korzystasz, oraz datę i godzinę wyrażenia zgody, żeby poinformować Cię, że Mellos jest już dostępny. Podstawą prawną jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Lista nie przyjmuje już nowych zapisów.

Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, pisząc na hello@mellos.app; nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

Te adresy przechowujemy do czasu poinformowania wszystkich o otwarciu Mellos lub do wycofania zgody, jednak nie dłużej niż 12 miesięcy od zapisu; potem są usuwane automatycznie.

5. Neutral critic

Gdy korzystasz z darmowego Neutral critic, wpisany pomysł trafia do OpenAI (USA), dostawcy modelu AI, który przetwarza go w naszym imieniu, żeby przygotować ocenę. Nie zapisujemy ani pomysłu, ani oceny.

Aby zapobiec nadużyciom, przez maksymalnie 48 godzin przechowujemy jednokierunkowy skrót (hash) Twojego adresu IP i czas każdej oceny. Używamy go tylko do ograniczania liczby ocen. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w ochronie usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

6. Twoje konto

Konto zakładasz i logujesz się przez Google, GitHub albo link, który wysyłamy e-mailem. Przechowujemy Twój adres e-mail, imię i nazwisko (lub inną nazwę) oraz zdjęcie profilowe, jeśli udostępnia je dostawca, sposoby logowania oraz tokeny, które Google lub GitHub wydają przy logowaniu przez nie. Link do logowania działa raz, przez 10 minut, a przechowujemy tylko jego skrót (hash).

Każde zalogowane urządzenie ma sesję ważną do 30 dni, z adresem IP i przeglądarką, z których ją rozpoczęto, żeby nie trzeba było logować się za każdym razem i żeby dało się sprawdzić sesje pod kątem nadużyć.

Przechowujemy też Twoje ustawienia, np. nazwę w Mellos, język i wybrane e-maile. Na początku możesz odpowiedzieć na kilka nieobowiązkowych pytań (czym się zajmujesz, skąd wiesz o Mellos, jak duży jest zespół i do czego ma służyć Mellos); odpowiedzi pomagają nam zrozumieć, kto korzysta z Mellos.

Jeśli konto powstaje po otwarciu czyjegoś linku polecającego, zapisujemy, że dołączenie nastąpiło przez ten link. Osoba, która go udostępniła, widzi tylko liczbę osób, które dołączyły, a nie to, kim są.

Przetwarzamy te dane, żeby zapewnić Ci konto i usługę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a sesje i zabezpieczenia także na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w ochronie kont (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Bez adresu e-mail nie możemy założyć konta.

Konto przechowujemy, dopóki go nie usuniesz w Ustawieniach → Konto (możesz też napisać na hello@mellos.app z adresu, którego używasz do logowania, a usuniemy je w ciągu miesiąca). Z kopii zapasowych znika ono 14 dni później.

7. Projekty

W projekcie Mellos przechowuje to, co dodają jego członkowie: karty z komentarzami i listami kontrolnymi, notatki, ramki i strzałki na płótnie, reakcje, cele, wiadomości na czacie, dokumenty z 30 ostatnimi wersjami, przesłane pliki, szkice e-maili oraz agentów i ustawienia projektu. Przy każdym elemencie zapisujemy, kto i kiedy go dodał; dziennik aktywności i powiadomienia pokazują członkom projektu, kto co zrobił.

Widzą je tylko członkowie projektu, w zakresie ról i uprawnień ustawionych przez jego administratorów. Gdy administrator zaprasza kogoś do projektu, przechowujemy zaproszony adres e-mail i wysyłamy na niego zaproszenie.

Informacje o tym, kto pisze, kto ma otwarty dokument, oraz kursory współpracowników na płótnie i tablicy przechodzą między przeglądarkami na bieżąco i nigdy nie są zapisywane.

Dokumenty przechowujemy w bazie danych, a przesłane pliki w niezmienionej postaci na dysku naszego serwera. Obrazy, pliki PDF, wideo i pliki tekstowe wyświetlają się w przeglądarce, a pozostałe pliki się pobiera.

Treści projektu przechowujemy, dopóki projekt istnieje i dopóki jego członkowie ich nie usuną. Usunięte treści znikają z kopii zapasowych w ciągu 14 dni.

Po usunięciu konta to, co dodajesz do projektu wspólnego z innymi, zostaje w nim dla nich, ale bez Twojego imienia; projekt, w którym jesteś tylko Ty, zostaje usunięty razem z kontem.

Przetwarzamy je, żeby świadczyć usługę, z której korzystasz Ty lub Twoja organizacja (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), albo w imieniu organizacji, jak opisuje punkt 2.

8. Agenci AI

Agenci działają tylko wtedy, gdy ktoś z projektu o to poprosi: na czacie, na stronie Start, w komentarzach karty, na płótnie, w dokumencie lub w poczcie. Jeśli administratorzy projektu włączą cotygodniowe podsumowanie, agent pisze je też w każdy poniedziałek.

Żeby odpowiedzieć, prośba i potrzebna do niej część projektu trafiają do dostawcy modelu AI: np. nazwa projektu i to, jak nazywają się jego członkowie, tablica, cele, ostatnie wiadomości na czacie lub aktywność z tygodnia, karta, wybrane notatki, dokument, przesłany PDF lub obraz albo e-mail, na który powstaje odpowiedź. Odpowiedź wraca do Mellos i jest przechowywana w projekcie jak każda inna treść, z oznaczeniem, że napisał ją agent.

Odpowiedzi agentów pochodzą z modeli OpenAI (USA). Dostawca przetwarza dane w naszym imieniu wyłącznie po to, żeby odpowiedzieć, na warunkach dla firm, które nie pozwalają mu używać tych danych do trenowania modeli; to, jak długo je przechowuje (np. w celu wykrywania nadużyć), określają te warunki. My również nie trenujemy modeli AI na Twoich danych.

Administratorzy projektu mogą dać własnym agentom projektu integracje: zewnętrzne usługi, np. Notion czy Slack, połączone przez Model Context Protocol. Gdy taki agent pracuje, dostawca modelu AI łączy się z tymi usługami w imieniu projektu, więc to, co agent im wysyła i od nich dostaje, przechodzi przez nie. Te usługi wybierają administratorzy projektu i obowiązują w nich ich własne regulaminy i polityki prywatności. Tokeny integracji są szyfrowane i nigdy nie trafiają do przeglądarki.

Żeby liczyć kredyty AI, zapisujemy każdą odpowiedź agenta: kto poprosił, który agent, kiedy i ile kredytów zużył. Nie zapisujemy przy tym treści prośby.

Podstawą prawną jest umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): agenci są częścią usługi i czytają tylko to, nad czym ktoś poprosił ich pracować, albo to, co włączyli administratorzy projektu.

9. E-maile od Mellos

E-maile wysyłamy przez Resend (USA), który dostarcza je w naszym imieniu: linki do logowania, zaproszenia, informację o dodaniu do projektu, przypisane karty, terminy na jutro i cotygodniowe podsumowanie.

Dla każdego projektu wybierasz, które powiadomienia dostajesz, a w każdym jest link do wypisania się jednym kliknięciem.

E-mail czekający na wysłanie oraz zapis wysłanego przechowujemy przez 30 dni.

10. Płatne plany i płatności

Płatne plany sprzedaje Polar (polar.sh), który działa jako merchant of record: to Polar jest sprzedawcą, przyjmuje płatność, wystawia fakturę i rozlicza podatek. Polar przetwarza Twoje dane płatnicze i rozliczeniowe jako odrębny administrator, zgodnie z własną polityką prywatności. Nie widzimy numeru Twojej karty.

Od Polar otrzymujemy i przechowujemy Twój identyfikator klienta w Polar, informację, jaki plan kupiono dla którego projektu, oraz status i okres rozliczeniowy subskrypcji, żeby projekt dostał opłacony plan. Przechowujemy je, dopóki istnieje Twoje konto. Podstawą prawną jest umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

11. Skrzynki Gmail i Outlook

W płatnych planach możesz podłączyć do projektu własną skrzynkę Gmail lub Outlook, którą widzisz tylko Ty, a administratorzy projektu mogą podłączyć skrzynkę wspólną, z której korzystają członkowie projektu.

Podłączenie odbywa się przez logowanie Google lub Microsoft (OAuth), gdzie decydujesz, czy udzielić dostępu. Mellos prosi o dostęp do czytania poczty i do wysyłania e-maili, które zdecydujesz się wysłać: w Gmailu to uprawnienia gmail.readonly i gmail.send, w Outlooku Mail.Read, Mail.Read.Shared, Mail.Send oraz dostęp offline. Otrzymujemy też adres i nazwę skrzynki.

Tokeny dostępu są szyfrowane (AES-256-GCM) i przechowywane tam, gdzie może je odczytać tylko nasz serwer; nigdy nie trafiają do przeglądarki.

Wiadomości pobieramy z Google lub Microsoft wtedy, gdy osoba z dostępem otwiera skrzynkę lub wiadomość, i pokazujemy je tej osobie. Nie zapisujemy ich. Zapisujemy szkice: treść napisaną przez człowieka lub agenta, odbiorców, temat i to, na którą wiadomość odpowiadają.

Wiadomość trafia do dostawcy modelu AI (punkt 8) tylko wtedy, gdy ktoś poprosi agenta o szkic odpowiedzi na nią: wysyłamy wtedy tę wiadomość i prośbę, żeby powstał szkic. W żadnym innym przypadku nic ze skrzynki nie trafia do dostawcy AI.

Mellos nigdy nie wysyła e-maili sam. Agenci piszą tylko szkice; e-mail wychodzi dopiero wtedy, gdy człowiek naciśnie Wyślij i potwierdzi.

Skrzynkę możesz w każdej chwili odłączyć w Mellos, co usuwa przechowywane dla niej tokeny i szkice. Dostęp Mellos możesz też odebrać w ustawieniach konta Google lub Microsoft.

Wykorzystywanie i przekazywanie przez Mellos do innych aplikacji informacji otrzymanych z interfejsów API Google będzie zgodne z zasadami Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), w tym z wymaganiami ograniczonego użytkowania (Limited Use).

W szczególności dane z Gmaila: wykorzystujemy tylko po to, żeby pokazać skrzynkę osobom, dla których ją podłączono, oraz napisać i wysłać e-maile, o które proszą; przekazujemy tylko dostawcy modelu AI, gdy ktoś poprosi agenta o szkic, a poza tym tylko wtedy, gdy wymaga tego bezpieczeństwo lub prawo; nie używamy ich do reklam, nie sprzedajemy ich i nie używamy ich do tworzenia, ulepszania ani trenowania ogólnych modeli AI lub uczenia maszynowego; nikt z nas ich nie czyta, chyba że poprosisz o to w sprawie konkretnych wiadomości, jest to potrzebne ze względów bezpieczeństwa (np. przy badaniu nadużycia) albo wymaga tego prawo. Pocztę z Outlooka traktujemy tak samo.

Podstawą prawną jest umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): skrzynkę podłącza się wyłącznie z własnego wyboru, Twojego lub administratorów projektu.

12. Kto jeszcze otrzymuje dane

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich do celów reklamowych. Możemy je ujawnić, gdy wymaga tego prawo, np. sądowi lub organowi władzy publicznej.

Poza członkami projektu dane otrzymują, każdy tylko w zakresie opisanym wyżej:

• SkyPass Solutions Sp. z o.o. (Polska): serwer, na którym działa Mellos, z bazą danych, plikami i kopiami zapasowymi;
• OpenAI (USA): modele AI, na których działają agenci i Neutral critic;
• Resend (USA): wysyłka e-maili;
• Polar: sprzedaż płatnych planów, jako odrębny administrator;
• Google, GitHub i Microsoft: logowanie i skrzynki, jeśli z nich korzystasz, zgodnie z ich własnymi politykami prywatności;
• usługi, które administratorzy projektu podłączą jako integracje (punkt 8).

13. Dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym

OpenAI, Resend i GitHub mają siedzibę w USA, a Google, Microsoft i Polar też mogą tam przetwarzać dane. Gdy dane osobowe trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy, opieramy się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU–US Data Privacy Framework, jeśli odbiorca ma w nim certyfikację, a w pozostałych przypadkach na standardowych klauzulach umownych w warunkach przetwarzania danych odbiorcy. Kopię tych zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na hello@mellos.app.

14. Gdzie przechowujemy dane i jak je chronimy

Mellos działa na jednym serwerze wynajmowanym od SkyPass Solutions Sp. z o.o. (Polska). Są na nim, w osobnych kontenerach: baza danych (PostgreSQL) z kontami, projektami, sesjami logowania i licznikami bezpieczeństwa; pamięć podręczna (Redis) oraz sama aplikacja wraz z przesłanymi plikami. Z internetu dostępne jest tylko wejście HTTPS.

Co noc tworzymy zaszyfrowaną kopię zapasową bazy danych i przesłanych plików; każdą kopię przechowujemy przez 14 dni, potem jest usuwana.

Połączenia z Mellos są szyfrowane (HTTPS). Tokeny skrzynek i integracji są zaszyfrowane w bazie danych. Każde zapytanie do bazy działa w imieniu zalogowanej osoby, a reguły samej bazy decydują, co ta osoba może odczytać lub zmienić.

15. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Mellos używa tylko tego, czego potrzebuje do działania: żadnych cookie analitycznych, śledzących ani reklamowych. Strona płatności Polar ustawia własne cookie, zgodnie z polityką Polar.

Mellos zapisuje:

• cookie logowania, które utrzymują sesję przez maksymalnie 30 dni;
• wybrany język, w cookie na rok, dopiero gdy zmienisz język;
• ostatnio otwarty projekt, w cookie na rok;
• kod polecenia, w cookie na 30 dni, po otwarciu czyjegoś linku polecającego;
• kod kontrolny na 10 minut podczas podłączania skrzynki, żeby odpowiedź od Google lub Microsoft wróciła do tej samej przeglądarki;
• motyw kolorystyczny, w pamięci lokalnej przeglądarki.

16. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii, ich sprostowania lub usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Jeśli przetwarzamy dane na podstawie zgody, możesz ją wycofać w każdej chwili; nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

Wiele z tego możesz zrobić w Mellos: zmienić nazwę, wybrać e-maile, usunąć dodane treści, odłączyć skrzynkę. W pozostałych sprawach napisz na hello@mellos.app; odpowiadamy w ciągu miesiąca. Kopię danych i usunięcie konta znajdziesz w Ustawieniach → Konto.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają.

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) lub do organu nadzorczego w kraju UE, w którym mieszkasz lub pracujesz.

Mellos jest przeznaczony dla osób, które ukończyły 16 lat.

17. Zmiany tej polityki

Gdy Mellos zmienia sposób przetwarzania danych osobowych, aktualizujemy tę politykę i datę na górze. O istotnych zmianach informujemy e-mailem lub w Mellos, zanim zaczną obowiązywać.